|
ZAŁATWIANIE SPRAW
W Urzędzie Gminy Dobrzyniewo Duże przyjmowanie i załatwianie spraw odbywa się w sposób następujący:
-
Korespondencję przyjmuje kancelaria rejestrując ją w rejestrze kancelaryjnym, zaś przesyłki specjalnego rodzaju tj. faksy, pisma organów naczelnych i centralnych, polecone, ekspresowe, pisma procesowe wpisuje się do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju.
-
Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
-
-
adresowanych imiennie, które są przekazywane adresatom
-
wartościowych, które przekazuje się za pokwitowaniem
-
z klauzula "zastrzeżone, lub poufne
-
Na wpływającej korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającej datę otrzymania i numer ewidencyjny wychodzący z rejestru wpływów, pod którym zarejestrowano dane korespondencję, korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty. Po wykonaniu tych czynności pracownik sekretariatu przekazuje korespondencję kierownikowi urzędu w celu jej dekretacji. Korespondencję przejrzaną i rozpisaną przekazuje się według dyspozycji Wójta - Kierownikom Referatów za pokwitowaniem.
-
Pracownicy po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdzają czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy tez rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza się do akt sprawy, w drugim przypadku - przed przystąpieniem do załatwienia rejestruje się jako nową sprawę. W obu przypadkach pracownik wpisuje znak sprawy w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.
-
Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie sprawy . Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, a na kopii pisma stwierdza się wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania. Pisma polecone , lub za zwrotnym potwierdzeniem odbioru wpisuje się do pocztowej książki nadawczej
|
